Externaliser une mission administrative c’est confier à une ressource extérieure tout ou partie des missions qui sont généralement réalisées en interne au sein de l’entreprise.

Elle peut répondre à différents besoins : alléger la charge de travail d’une équipe, libérer du temps au dirigeant ou encore bénéficier d’une compétence qui n’existe pas en interne, sans pour autant avoir besoin de créer un poste à temps plein.

Chez SO+, nous adaptons la ressource et le volume d’intervention au besoin réel de chaque entreprise. L’accompagnement peut ainsi être ponctuel ou régulier, pour quelques heures comme pour une mission plus importante. Nous pouvons travailler 2 heures par mois pour certains clients et plus de 60 heures pour d’autres.

L’objectif : apporter la bonne ressource, au bon moment, pour gagner du temps et se concentrer sur son cœur de métier.

Il n’existe pas vraiment de liste exhaustive. Une très grande partie des activités administratives d’une entreprise peut être externalisée dès lors que l’organisation et les accès nécessaires le permettent.

Facturation, préparation des pièces comptables, relance des impayés, classement, gestion documentaire, tableaux de suivi, rédaction de documents, organisation, gestion des mails, paramétrage d’outils… les besoins sont aussi variés que les entreprises que nous accompagnons.

Chez SO+, nous ne partons pas d’un catalogue de prestations figé. Nous partons de votre besoin.

Chaque demande est étudiée afin de comprendre la mission, son organisation, les outils utilisés et les compétences nécessaires. Nous pouvons ensuite proposer la SOworker ou la ressource la plus adaptée pour réaliser la mission.

La vraie question est donc souvent moins : « Est-ce que je peux externaliser cette activité ? » que : « Est-ce encore pertinent que je continue à la réaliser moi-même ou en interne ? »

Il n’existe pas de règle unique : l’externalisation doit avant tout s’adapter à votre organisation et à votre activité.

Elle devient particulièrement intéressante lorsque certaines activités administratives prennent du temps et de l’énergie au détriment de missions sur lesquelles vous apportez davantage de valeur, généralement votre expertise métier.

Prenons un exemple simple : un excellent commercial qui passe plusieurs heures par semaine sur des tâches administratives qu’il apprécie peu et réalise moins efficacement mobilise son temps au mauvais endroit. En déléguant cette partie à une personne dont c’est le métier, il peut se recentrer sur ses points forts : développer, vendre et entretenir sa relation client.

C’est aussi tout l’intérêt de rester dans sa zone de génie : consacrer son énergie aux missions pour lesquelles on apporte le plus de valeur.

L’externalisation est également une solution adaptée aux activités saisonnières ou aux périodes de forte activité. Elle permet d’ajuster les ressources lorsque le besoin augmente, puis de les réduire lorsqu’il diminue.

Chez SO+, nous privilégions donc une solution flexible et sur-mesure, construite autour du besoin réel de l’entreprise. Nous n’avons d’ailleurs aucun engagement de durée sur nos contrats.

Commencez par regarder celles qui vous prennent du temps, demandent beaucoup de suivi ou reviennent régulièrement dans votre quotidien.

Ce sont souvent celles que l’on repousse, que l’on réalise entre deux autres missions ou qui finissent par mobiliser beaucoup plus de temps qu’elles ne devraient.

Chez SO+, nous cherchons notamment à identifier :

• les tâches répétitives et chronophages ;
• les actions qui nécessitent un suivi régulier ;
• les actions qui pourraient être réalisées plus efficacement par une ressource spécialisée ;
• les tâches qui peuvent être simplifiées, automatisées ou déléguées.

L’objectif n’est pas de tout externaliser. Il s’agit surtout de mettre chaque tâche au bon endroit et de confier chaque mission à la bonne ressource.

Externaliser et recruter ne sont pas deux solutions opposées. Elles peuvent être complémentaire.

L’externalisation peut tout d’abord répondre à un besoin ponctuel ou temporaire : un pic d’activité, une démission, une absence, un changement de poste ou simplement un besoin qui ne nécessite pas encore une ressource à temps plein.

Mais elle peut également permettre de préparer un futur recrutement.

En réalisant les missions pendant plusieurs semaines ou plusieurs mois, il devient possible d’identifier précisément les activités à intégrer au poste, de mesurer le temps réellement consacré à chacune d’elles et de déterminer les compétences nécessaires.

La fiche de poste n’est alors plus construite uniquement sur une estimation : elle repose sur la réalité du fonctionnement de l’entreprise avec des ratios de temps indiqués pour chacune des actions.

Lorsque le besoin devient régulier, suffisamment important et durable, le recrutement peut naturellement devenir la solution la plus adaptée.

Chez SO+, nous cherchons avant tout la solution qui correspond à votre situation : externaliser lorsque vous avez besoin de flexibilité, structurer lorsque votre organisation évolue et recruter lorsque le besoin devient durable.

Oui, tout à fait. Une mission d’externalisation ne nécessite pas forcément plusieurs heures de travail chaque semaine.

SO+ propose une solution sans forfait d’heures imposé. Vous payez uniquement le temps réellement consacré à votre mission.

Un besoin peut représenter quelques heures par mois, voire ponctuellement moins d’une heure. À l’inverse, le volume peut augmenter lorsque votre activité ou votre organisation le nécessite.

Chez SO+ nous pouvons travailler 2 heures par mois pour certains clients et plus de 60 heures pour d’autres.

Cette flexibilité permet d’avoir la bonne ressource au bon moment.

Chaque mission commence par un premier échange afin de découvrir votre entreprise, qualifier votre besoin et identifier les missions à prendre en charge.

À la suite de cet échange, une proposition est établie. Elle reprend les différents axes de travail définis ensemble ainsi que les modalités d’intervention et les temps identifiés pour les réaliser.

Une fois la proposition validée, SO+ sélectionne la SOworker de son réseau la plus adaptée à la mission, aussi bien par son savoir-faire que par son savoir-être.

En effet, nous considérons que le savoir-être a un impact très important sur la réussite de la mission. En fonction de ses expériences passées, de son histoire, la SOworker a développé son savoir-être et celui-ci sera mieux utilisé dans une entreprise plutôt que dans une autre.

Un briefing est ensuite organisé afin de mettre concrètement la mission en place :

Mais notre accompagnement ne s’arrête pas au démarrage de la mission.

Des points réguliers sont organisés entre le client, la SOworker et SO+ afin de prendre du recul sur le fonctionnement, identifier les éventuels ajustements et mettre en place de nouveaux process lorsque cela est pertinent. L’optimisation de chacune des missions reste notre objectif principal.

En parallèle, SO+ échange également régulièrement avec ses SOworkers. Nous suivons les missions de près pour ne pas simplement mettre une personne en relation avec une entreprise, mais réellement accompagner la collaboration dans la durée.

SO+ s’appuie sur un réseau d’assistantes administratives et commerciales indépendantes partenaires : les SOworkers.

Faire appel à SO+, c’est bénéficier de plus de 12 ans d’expertise, d’une méthode éprouvée, d’un accompagnement structuré et du suivi d’une marque engagée à vos côtés.

Notre rôle consiste à identifier la SOworker la plus adaptée à votre entreprise en tenant compte de ses compétences, de son expérience, mais aussi de son savoir-être et de sa personnalité. Pour nous, la réussite d’une collaboration repose autant sur les compétences que sur la qualité de la relation humaine. La bonne personne, pour la bonne entreprise.

Le réseau SO+ apporte également une véritable continuité dans votre accompagnement. Lorsque les besoins de votre entreprise évoluent ou qu’un changement d’intervenante intervient au cours de la mission, nous organisons la transmission et mobilisons une nouvelle SOworker adaptée à votre organisation.

Avec SO+, vous choisissez ainsi bien plus qu’une intervenante. Vous vous appuyez sur une marque, un réseau de partenaires et une équipe qui vous accompagnent pour structurer votre organisation aujourd’hui et l’optimiser durablement.

Chez SO+, les prestations sont hyperpersonnalisées… et leur tarification aussi.

Le prix dépend notamment de la nature de la mission, de sa complexité et des compétences nécessaires pour la réaliser. Une mission administrative courante ne demandera pas le même niveau d’expertise qu’une mission de prospection commerciale, par exemple.

Dans tous les cas, la facturation repose sur un principe simple : vous payez uniquement le temps réellement consacré à votre mission.

Chaque mois, vous recevez une feuille de temps détaillée qui vous permet de voir précisément les actions réalisées et le temps consacré à chacune d’elles.

Il n’y a donc pas de forfait standard appliqué à toutes les entreprises : la prestation comme son coût sont construits en fonction de votre besoin réel.

Oui. Dans la grande majorité des cas, une mission administrative ou commerciale peut  être réalisée entièrement à distance.

Les outils numériques permettent d’échanger, partager les documents, suivre les actions et travailler directement dans l’environnement utilisé par l’entreprise, même lorsque la SOworker se trouve à plusieurs centaines de kilomètres.

D’ailleurs, certaines collaborations au sein du réseau SO+ fonctionnent depuis longtemps sans que les personnes concernées se soient nécessairement rencontrées physiquement. La distance n’empêche pas de créer une relation de confiance et un véritable fonctionnement d’équipe.

Et lorsqu’une mission nécessite malgré tout une présence sur place, SO+ s’appuie sur ses partenaires pour rechercher la bonne personne, au bon endroit.

L’objectif reste le même : adapter l’organisation à votre besoin, et non l’inverse.

Non. Il n’y aucun engagement de durée.

La facturation est réalisée au temps réellement passé sur la mission. Si une action nécessite cinq minutes, ce sont cinq minutes qui sont comptabilisées.

Cette souplesse permet d’adapter l’accompagnement à la réalité de votre activité, que votre besoin représente quelques minutes ponctuellement, quelques heures par mois ou un volume plus important.

Le fonctionnement est également pensé pour rester flexible pour les deux parties : le client comme la SOworker ne sont pas engagés sur une durée déterminée.

À nous ensuite d’identifier au sein de nos partenaires la personne dont les compétences, la disponibilité et le fonctionnement correspondent le mieux à votre besoin.

Externaliser une partie de son activité implique de confier sa donnée (parfois accès bancaire, base clients, base fournisseurs, process internes…) des informations sensibles. La confidentialité est donc intégrée dès le départ dans les process SO+.

Dans la relation tripartite client/SO+/SOwoker tout le monde est engagé sur un contrat de confiance.

Depuis plus de 12 ans, SO+ a construit et fait évoluer son fonctionnement afin d’encadrer les relations entre l’entreprise cliente, SO+ et les SOworkers.

Les SOworkers s’engagent notamment à respecter une charte de valeurs franche ainsi que les obligations prévues dans le cadre de leurs missions.

Les documents contractuels utilisés par SO+ ont également été élaborés sur mesure pour l’activité avec l’accompagnement d’une juriste spécialisée.

De son côté, le client conserve la maîtrise des informations et des accès nécessaires à la réalisation de la mission.

La confiance est essentielle, mais elle doit aussi s’appuyer sur un cadre clair pour chacun.

Et nous sommes engagés à être conforme à la RGPD.

Oui. Une mission avec SO+ peut être régulière comme ponctuelle.

L’absence d’engagement de durée permet justement d’adapter l’accompagnement à différentes situations :

• un pic d’activité ;
• un retard administratif à rattraper ;
• une absence ou un départ ;
• un projet spécifique ;
• une mission qui ne nécessite que quelques heures ;
• un besoin temporaire avant une nouvelle organisation.

La première étape reste toujours la même : comprendre le besoin afin de vérifier que nous disposons de la ressource et des compétences adaptées pour y répondre.

L’externalisation peut ainsi être utilisée comme une ressource permanente, mais aussi comme une solution de renfort lorsque l’entreprise en a besoin.

Chez SO+, les prestations sont hyperpersonnalisées… et leur tarification aussi.

Le prix dépend notamment de la nature de la mission, de sa complexité et des compétences nécessaires pour la réaliser. Une mission administrative courante ne demandera pas le même niveau d’expertise qu’une mission de prospection commerciale, par exemple.

Dans tous les cas, la facturation repose sur un principe simple : vous payez uniquement le temps réellement consacré à votre mission.

Chaque mois, vous recevez une feuille de temps détaillée qui vous permet de voir précisément les actions réalisées et le temps consacré à chacune d’elles.

Il n’y a donc pas de forfait standard appliqué à toutes les entreprises : la prestation comme son coût sont construits en fonction de votre besoin réel.

Oui. Dans la grande majorité des cas, une mission administrative ou commerciale peut  être réalisée entièrement à distance.

Les outils numériques permettent d’échanger, partager les documents, suivre les actions et travailler directement dans l’environnement utilisé par l’entreprise, même lorsque la SOworker se trouve à plusieurs centaines de kilomètres.

D’ailleurs, certaines collaborations au sein du réseau SO+ fonctionnent depuis longtemps sans que les personnes concernées se soient nécessairement rencontrées physiquement. La distance n’empêche pas de créer une relation de confiance et un véritable fonctionnement d’équipe.

Et lorsqu’une mission nécessite malgré tout une présence sur place, SO+ s’appuie sur ses partenaires pour rechercher la bonne personne, au bon endroit.

L’objectif reste le même : adapter l’organisation à votre besoin, et non l’inverse.

Non. Il n’y aucun engagement de durée.

La facturation est réalisée au temps réellement passé sur la mission. Si une action nécessite cinq minutes, ce sont cinq minutes qui sont comptabilisées.

Cette souplesse permet d’adapter l’accompagnement à la réalité de votre activité, que votre besoin représente quelques minutes ponctuellement, quelques heures par mois ou un volume plus important.

Le fonctionnement est également pensé pour rester flexible pour les deux parties : le client comme la SOworker ne sont pas engagés sur une durée déterminée.

À nous ensuite d’identifier au sein de nos partenaires la personne dont les compétences, la disponibilité et le fonctionnement correspondent le mieux à votre besoin.

Externaliser une partie de son activité implique de confier sa donnée (parfois accès bancaire, base clients, base fournisseurs, process internes…) des informations sensibles. La confidentialité est donc intégrée dès le départ dans les process SO+.

Dans la relation tripartite client/SO+/SOwoker tout le monde est engagé sur un contrat de confiance.

Depuis plus de 12 ans, SO+ a construit et fait évoluer son fonctionnement afin d’encadrer les relations entre l’entreprise cliente, SO+ et les SOworkers.

Les SOworkers s’engagent notamment à respecter une charte de valeurs franche ainsi que les obligations prévues dans le cadre de leurs missions.

Les documents contractuels utilisés par SO+ ont également été élaborés sur mesure pour l’activité avec l’accompagnement d’une juriste spécialisée.

De son côté, le client conserve la maîtrise des informations et des accès nécessaires à la réalisation de la mission.

La confiance est essentielle, mais elle doit aussi s’appuyer sur un cadre clair pour chacun.

Et nous sommes engagés à être conforme à la RGPD.

Oui. Une mission avec SO+ peut être régulière comme ponctuelle.

L’absence d’engagement de durée permet justement d’adapter l’accompagnement à différentes situations :

• un pic d’activité ;
• un retard administratif à rattraper ;
• une absence ou un départ ;
• un projet spécifique ;
• une mission qui ne nécessite que quelques heures ;
• un besoin temporaire avant une nouvelle organisation.

La première étape reste toujours la même : comprendre le besoin afin de vérifier que nous disposons de la ressource et des compétences adaptées pour y répondre.

L’externalisation peut ainsi être utilisée comme une ressource permanente, mais aussi comme une solution de renfort lorsque l’entreprise en a besoin.

C’est justement l’un des avantages du fonctionnement SO+ et de ses partenaires.

Si une SOworker doit arrêter une mission ou n’est plus en mesure de poursuivre l’accompagnement, SO+ recherche une nouvelle personne adaptée pour en assurer la continuité.

Une passation est organisée entre les deux SOworkers sous la supervision de l’équipe SO+. Les informations, les process et le fonctionnement de la mission peuvent ainsi être transmis avant la reprise.

L’objectif est de limiter au maximum l’impact du changement sur l’entreprise et d’éviter au dirigeant de devoir repartir seul à la recherche d’une nouvelle ressource.

SO+ reste présent tout au long de cette transition pour organiser la reprise et accompagner la continuité de la mission.

Les deux solutions ne s’opposent pas. Elles peuvent au contraire fonctionner ensemble.

Chez SO+, lorsqu’une SOworker prend en charge une mission, notre objectif n’est pas simplement de reproduire manuellement le fonctionnement existant.

Nous cherchons également à comprendre comment la mission peut être mieux structurée et quels outils peuvent permettre de gagner du temps.

L’optimisation de chacune des missions reste notre objectif principal.

Lorsqu’une tâche répétitive peut être automatisée sans perdre en qualité, il est logique de le faire.

Le rôle de la personne évolue alors : elle passe parfois de l’exécution manuelle de la tâche à un rôle davantage orienté vers le contrôle, la vérification et la qualité.

Notre objectif n’est donc pas d’augmenter artificiellement le temps passé sur une mission. Au contraire, nous cherchons à optimiser les process pour consacrer davantage de temps aux actions qui nécessitent réellement une expertise humaine.

L’humain reste au cœur de notre fonctionnement, mais son rôle évolue avec les tous les outils à notre disposition outils.

Un dirigeant ne pourra probablement jamais supprimer complètement l’administratif de son quotidien.

Et ce n’est pas forcément l’objectif.

L’enjeu est plutôt de déterminer quelles activités nécessitent réellement son intervention et lesquelles peuvent être confiées à une autre personne.

Un dirigeant apporte généralement davantage de valeur lorsqu’il travaille sur le développement de son entreprise, ses clients, ses équipes, ses décisions stratégiques ou son expertise métier que lorsqu’il passe plusieurs heures sur des activités administratives répétitives.

Déléguer ne signifie pas perdre le contrôle.

Cela permet au contraire de gérer son entreprise avec davantage de légèreté et de consacrer son temps sur des sujets sur lesquels sa présence est réellement nécessaire.

Les formations proposées par SO+ peuvent, selon votre situation, être éligibles à une prise en charge partielle ou totale par un organisme financeur.

SO+ est un organisme de formation certifié Qualiopi, certification qui permet notamment de solliciter certains financements de la formation professionnelle lorsque les conditions requises sont réunies.

Le niveau de prise en charge dépend toutefois de plusieurs éléments : votre statut, l’organisme financeur compétent, les critères applicables et l’enveloppe disponible au moment de la demande.

Il est donc nécessaire de vérifier votre éligibilité et les modalités de financement avant le démarrage de la formation.

SO+ peut vous accompagner dans l’identification des démarches à effectuer pour étudier les possibilités de prise en charge.

Oui.

Lorsqu’on analyse en profondeur l’organisation administrative d’une entreprise, il est possible d’identifier ce qui pourrait être délégué.

L’objectif n’est toutefois pas de chercher systématiquement à externaliser.

Chaque activité peut faire l’objet d’une réflexion :

Faut-il la conserver ? La simplifier ? L’automatiser ? La déléguer ? Ou mieux former la personne qui la réalise ?

La réponse dépend du temps nécessaire, des compétences disponibles, de la fréquence de l’activité et de sa valeur pour l’entreprise.

La formation peut donc permettre d’identifier les missions qui gagneraient à être confiées à une ressource extérieure afin de libérer du temps aux équipes internes.

Il n’y a pas de règle prédéfinie : nous partons toujours du besoin réel de l’entreprise.

La différence principale repose sur la présence ou non d’une ressource capable de réaliser les missions en interne.

La formation permet d’améliorer l’organisation de l’entreprise et de faire monter en compétences les personnes déjà présentes.

On travaille alors sur les méthodes, les outils, les process et l’autonomie de l’équipe.

L’externalisation, quant à elle, consiste à confier directement certaines activités à une ressource extérieure lorsque l’entreprise souhaite se décharger d’une partie de son activité ou ne dispose pas de la ressource nécessaire en interne.

Les deux solutions peuvent également être complémentaires.

Une entreprise peut optimiser son fonctionnement grâce à la formation tout en choisissant d’externaliser certaines activités qui ne nécessitent pas d’être conservées en interne.

Oui. C’est même l’un des principes essentiels des formations SO+.

Nous ne construisons pas l’accompagnement uniquement autour de cas théoriques ou d’une organisation idéale qui ne correspondrait pas forcément à votre quotidien.

En amont et pendant la formation, nous nous immergeons dans votre activité afin de comprendre :

• vos méthodes de travail ;
• vos outils ;
• vos documents ;
• vos contraintes ;
• vos habitudes ;
• les personnes impliquées ;
• et les difficultés réellement rencontrées.

La formation s’appuie donc directement sur vos pratiques terrain.

Cela permet de construire des recommandations applicables à votre entreprise, plutôt que des solutions génériques difficiles à mettre en œuvre une fois la formation terminée.

Oui, et c’est même une situation que nous rencontrons régulièrement.

L’externalisation peut permettre de répondre immédiatement au besoin tout en donnant à l’entreprise le temps nécessaire pour comprendre précisément le poste qu’elle devra ensuite créer.

Pendant la mission, la SOworker renseigne les actions réalisées et le temps réellement consacré à chacune d’elles.

Le dirigeant dispose alors, mois après mois, d’une feuille de temps détaillée qui lui permet de mieux comprendre :

• les missions réellement nécessaires ;
• leur fréquence ;
• le temps qu’elles représentent ;
• les compétences mobilisées ;
• et les éventuelles évolutions du besoin.

Ces informations constituent ensuite une base particulièrement utile pour construire une fiche de poste au plus proche de la réalité.

L’externalisation peut donc être une solution immédiate, mais aussi une étape permettant de préparer un recrutement plus juste et mieux dimensionné.